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业务档案资料管理规范
发稿人:信息科  发布时间: 2019-05-31

1 范围

本标准规定了安阳市公共资源交易中心(以下简称“中心”)档案工作的术语和定义、档案管理原则、档案归档范围、档案的管理。

本标准适用于中心档案工作的管理。

2 档案管理原则

所有工作人员都有保护档案的义务。

档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面利用。档案归档应及时、完整、科学、准确,档案资料规定进行保密。

3 档案归档范围

3.1 公共资源交易项目档案应当根据中心流程化管理流程所形成的文件资料,做到应收尽收、应归尽归,确保公共资源交易资料收集齐全完整。

3.2 公共资源交易项目档案按照交易类别分为建设工程、政府采购、建设用地使用权出让、国有资产交易等四类。具体归档范围如下:

3.2.1 建设工程类项目

00001——公共资源交易进场申请表;

00002——项目报建表;

00003——招标文件备案表;

00004——建设工程项目立项批复;

00005——建设工程规划许可证;

00006——建设规划用地许可;

00007——建设单位资金证明材料,项目初步设计批复;

00008——施工图审查批准书;

00009——工程建设项目招标代理合同;

00010——建设工程招标控制价备案表;

00011——招标工程量清单;

00012——招标控制价;

00013——招标公告信息;

00014——招标澄清、修改、答疑文件;

00015——评标专家抽取申请表;

00016——项目开标的有关过程材料;

00017——投标人授权委托书;

00018——开标现场征求意见表;

00019——开标记录表;

00020——评标专家签到表;

00021——项目评标过程材料;

00022——评标报告书;

00023——中标公示;

00024——投诉调查材料;

00025——投诉处理材料;

00026——中标通知书;

00027——投标文件及其他材料。

3.2.2 政府采购类项目

00028——政府采购项目申报表;

00029——采购文件;

00030——采购公告;

00031——招标澄清、修改、答疑文件;

00032——评标专家抽取申请表;

00033——开评标的有关过程材料(投标人报名表),评标专家签到表、承诺书、采购人授权书、开标记录表,评标,打分汇总表,评标报告;

00034——结果公告;

00035——中标通知书;

00036——投标文件;

00037——开评标视频资料。

3.2.3 国资交易类项目

00038——委托协议;

00039——产权转让申请书;

00040——产权转让公告;

00041——法人资格及权属证明文件;

00042——转让方和转让标的企业的承诺函、

00043——转让标的企业出具的法人授权书;

00044——企业国有产权转让批准文件(企改办的会议纪要、批复、决议);

00045——改制方案、产权转让方案、职工安置方案、转让标的企业职工代表大会决议;

00046——转让标的企业章程及法人营业执照(副本)复印件(加盖公章);

00047——转让标的企业国有资产产权登记证;

00048——审计报告、资产评估报告和资产评估的备案文件、土地使用权处置方案和有偿用地的地价评估报告;

00049——转让标的企业的基本情况说明,涉及的债权、债务,包括拖欠职工债务的处理方案;

00050——产权受让申请书;

00051——意向受让方承诺函;

00052——意向受让方出具的法人代表授权书和委托代理人身份证明;

00053——营业执照副本或自然人身份证复印件;

00054——有关此次收购内部决议及批准情况;

00055——涉及向管理层转让的,应说明股东构成及资金来源;

00056——笔录;

00057——产权转让合同(成交确认书)等。

3.2.4 土地交易类项目

00058——国有建设用地使用权出让请示;

00059——市政府批复文件;

00060——出让方案会议纪要;

00061——委托书;

00062——土价评估报告;

00063——出让公告;

00064——出让须知;

00065——竞买申请书;

00066——竞买资格确认书;

00067——规划条件通知书;

00068——保证金交纳情况表;

00069——竞买人情况;

00070——竞买人出价记录;

00071—— 成交确认书;

00072——出让结果公示。

4 档案管理

4.1 纸质档案移交

4.1.1 公共资源交易项目资料按照“谁接收、谁形成、谁负责”的原则,由负责该项目的代理机构指派专人负责做好交易项目各环节原始记录资料的收集、整理形成汇编并移交给见证科 。

4.1.2 公共资源交易项目纸质资料移交应当符合以下要求:

00073——交易项目资料应当字迹清楚、图样清晰,签字手续完备,盖章、日期等标识完整;

00074——书写符合档案保护的要求,应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的材料书写。

00075——统一使用A4纸(图纸除外)。

4.1.3 交易见证科应指定档案管理员专人负责交易项目各环节资料的接收、登记。

4.1.4 交易项目资料移交时应附移交表,写明名称、页数、原件或复印件等内容,由移交人和接收人共同签字确认后,完成移交手续。移交表纳入交易项目档案内容。

4.2 交易档案整理

4.2.1 公共资源交易项目档案主要由案卷封面、卷内目录、文件资料和光盘(U盘)等四个部分组成。

4.2.2 档案管理人员负责中心公共资源交易项目档案的接收、立卷、整理、编制目录、装订、归档、保管和移送工作。

4.2.3 档案管理人员负责建立档案检索目录,列明档案的名称、卷号、册数、起止年度、保管期限等。

4.2.4 公共资源交易资料以项目为单位进行立卷和归档,应遵循文件材料的形成规律,按照下列要求整理:

00076——档案编号。交易项目档案编号与交易项目受理编号一致。

00077——组卷。按照公共资源交易项目资料收集范围,以单个项目为单位,各标段资料和流标(流挂、流拍),需二次、三次交易的,待交易终结后统一归集为一个卷宗。二次、三次交易跨年度的,以当年的12月31日作为时间节点,分别组卷。内容相同的资料,可不必重复存档,但应在档案备注表中注明相关资料的存档信息;卷与卷之间应保持系统联系,便于档案的利用、查询和保管。根据交易项目文件资料的多少,组成一卷或数卷,案卷的厚度原则上300页以内。

00078——卷内文件排列。项目档案卷内文件资料排列顺序为“封面—卷内目录—卷内文件—交接表—封底”。其中卷内文件的排列顺序按照交易流程的收集顺序排列。

00079——页码编制。案卷采取每卷单独编号,页号从“1”开始,用铅笔编写于文件材料正面右下角,反面左下角处,无字不编页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。

00080——案卷的装订。项目档案案卷采取三孔一线法用棉线进行装订,在打结处贴密封条,并在骑缝线上加盖立卷人签名章。

00081——交易项目档案封皮及档案盒按照要求填写。

4.3 档案管理员应当于交易受理科移送交易项目终结手续之日起二个工作日内,把项目档案整理完毕,做到日清月结。每季度(月)向城建档案馆集中移送一次。